Журнал регистрации входящих писем образец

Журнал для регистрации входящих документов: порядок и образец заполнения

В небольших учреждениях он хранится у секретаря руководителя, где все документы приносятся непосредственно в приёмную. Если же предприятие большое, например, завод с численностью рабочих в 5000 человек, в каждом цеху или отделе есть свой делопроизводитель или секретарь, который занимается контролем корреспонденции. В любом случае всё, что касается ведения документа, должно быть прописано в Положении.

Образец журнала регистрации входящих документов

Форма ведения журнала определяется руководством: За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках.

Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания. Журнал существует в единственном экземпляре , поэтому его ведением занимается единовременно один человек.

Во всех случаях, в номере выделяется порядковый номер самого документа, а также номер по номенклатуре дел, подразделению или исходя из других нормативов классификации. Несмотря на кажущуюся сложность, в дальнейшем это ускоряет порядок документооборота на предприятии и сокращает временные издержки. Журнал регистрации входящей корреспонденции должен быть прошит и прошнурован, после чего также скреплен печатью организации и подписями должностных лиц компании.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:

  1. Для внутренних документов.
  2. Входящих;
  3. Исходящих документов;

Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом: Они не имеют официально утвержденной формы.

Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов. Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа.

В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Журнал регистрации входящих документов: эффективное делопроизводство

Страницы сделаны в форме таблицы.

Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы. Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой.

Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами.

Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка.

Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

На бумаге журналы не дублируют.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ — читайте в этой статье. Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации. Отдельную карточку создают для каждого документа.

Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции.

В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:

  1. Исходящих;
  2. Для внутренних документов.
  3. Входящих документов;

Регистрация входящего при помощи 1С описана данным видеороликом: Они не имеют официально утвержденной формы.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

сокращает сроки исполнения поручений руководства; помогает контролировать работу подчиненных; Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД. В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

На бумаге журналы не дублируют. Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ — читайте в этой статье. Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.

Отдельную карточку создают для каждого. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.